Como facturar con tu LLC: guía práctica

Ya tienes tu LLC, tu EIN y tu cuenta en Mercury. Ahora toca lo importante: cobrar. Facturar con una LLC americana es más sencillo de lo que parece, pero hay reglas básicas que debes seguir.

Que debe incluir tu factura

Una factura (invoice) emitida por tu LLC debe contener:

• Nombre legal de tu LLC tal como aparece en los Articles
• Dirección registrada en USA
• EIN (opcional en la factura, pero algunos clientes lo piden; si no sabes qué es el EIN, repásalo antes de emitir)
• Número de factura correlativo (INV-001, INV-002...)
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento
• Descripción del servicio prestado
• Importe en USD
• Datos de pago: cuenta Mercury (ACH/Wire) o enlace de Stripe/Wise

Las LLC single-member no residentes no cobran IVA/sales tax en servicios digitales prestados fuera de USA. Tu factura va sin impuestos.

Ojo: esa regla aplica a servicios digitales. Si vendes productos físicos o superas ciertos umbrales de ventas dentro de un estado, sí puedes generar obligación de sales tax y nexo económico — conviene saber cuándo aplica antes de emitir la factura.

Herramientas para facturar

Mercury (integrado)

Mercury tiene generador de invoices integrado. Creas la factura, la envias y el cliente paga directo a tu cuenta. Lo más simple.

Stripe Invoicing

Si usas Stripe, puedes generar invoices profesionales con enlace de pago por tarjeta. El dinero llega a tu cuenta Mercury conectada.

Wise Business

Wise también permite crear invoices básicas y cobrar en múltiples divisas con conversión automática.

¿No sabes cuál te conviene? Comparamos comisiones, cobertura por país y requisitos para no residentes en pasarelas de pago para tu LLC (Stripe, PayPal, Wise y alternativas).

Generador Devil Club

En tu panel de miembro tienes un generador de facturas que ya viene preconfigurado con los datos de tu LLC.

Flujo típico de cobro

1. Acuerdas el servicio y precio con tu cliente
2. Emites invoice desde Mercury/Stripe/tu herramienta
3. El cliente paga por transferencia, tarjeta o Wise
4. El dinero llega a tu cuenta Mercury en USD
5. Retiras a tu cuenta personal via Wise cuando necesites

Errores frecuentes

• Facturar con tu nombre personal en vez del nombre de la LLC
• No llevar numeracion correlativa: el IRS puede pedirte los registros
• Mezclar ingresos personales y de la LLC en la misma cuenta
• No guardar copia de cada factura emitida

Cobrar a clientes en Europa: lo que nadie explica

Cuando facturas desde tu LLC americana a clientes europeos (especialmente España, Francia, Alemania), hay 3 fricciones que aparecen y que conviene anticipar:

1. El cliente pedirá tu W-8BEN

Sobre todo si es una empresa que tiene que justificar ante su Hacienda que los pagos a USA no están sujetos a retención. Para una LLC de un solo socio (una disregarded entity), el formulario es el W-8BEN: el IRS mira a través de la LLC hasta ti, la persona física, así que firmas como individuo — no el W-8BEN-E, que es el de las empresas. Los miembros de Devil Club lo generan automáticamente con los datos de su LLC.

2. El IVA es del cliente, no tuyo

Cuando facturas a una empresa europea con número de VAT válido (B2B), una LLC unipersonal no carga IVA: es el cliente quien aplica el mecanismo de reverse charge en su propia declaración. Esta es una de las diferencias clave entre facturar con una LLC frente a ser autónomo en Europa. Indica en la factura algo como: "Services rendered from United States — reverse charge, customer to account for VAT per Art. 196 EU VAT Directive." La excepción es vender servicios digitales a particulares (B2C) de la UE: ahí sí puede tocarte cobrar el IVA del país del cliente y declararlo por el esquema One-Stop-Shop no UE (Non-Union OSS) — lo detallamos en las preguntas frecuentes.

3. SEPA vs Wire Transfer

Clientes europeos preferirán pagarte por SEPA (rápido, 1-2 días, gratis). Wire transfer a Mercury es fiable pero les cuesta $15-30 y tarda 2-5 días. Solución: dales una cuenta Wise Business EUR como método preferente + cuenta Mercury USD para clientes USA. Wise convierte al tipo real y deposita en tu Mercury USD si quieres consolidar.

Guardar facturas para el tax filing

El IRS requiere conservar todas las facturas emitidas durante 3 años (mínimo) tras la última declaración. El plazo sube a 6 años si hay discrepancias >25% entre lo declarado y lo real, y a indefinido si hay sospecha de fraude. Cloud backup obligatorio — los invoices en tu portátil no cuentan si se pierde.

En Devil Club se archivan automáticamente en tu panel con timestamps SHA-256 ancla-Bitcoin para prueba de integridad documental ante una inspección.

Si todavía no tienes cuenta bancaria para tu LLC, el primer paso imprescindible es abrir tu cuenta en Mercury: sin ella no puedes recibir pagos ACH ni conectar Stripe de forma óptima. Además, el IRS requiere que los ingresos del negocio queden documentados; la publicación del IRS sobre impuestos de negocio detalla que registros debes conservar y durante cuanto tiempo. Y si parte de lo que cobras entra en cripto, esos movimientos se reportan igual que el efectivo — lo desglosamos en activos digitales en tu LLC.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cobrar IVA a mis clientes europeos con una LLC?

No de forma automática. Si tu cliente es una empresa con número de VAT válido, no cargas IVA: aplica el reverse charge en su propia declaración y basta con indicarlo en la factura ("reverse charge, customer to account for VAT per Art. 196 EU VAT Directive"). Con un particular (B2C) depende del servicio: vender servicios digitales a consumidores de la UE sí puede obligarte a cobrar el IVA del país del cliente y declararlo por el esquema One-Stop-Shop no UE (Non-Union OSS), aunque tu LLC esté fuera de la UE. No asumas que un B2C va siempre sin IVA: revisa el tipo de servicio y las reglas del país del cliente.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas de mi LLC?

El IRS exige conservarlas un mínimo de 3 años tras la última declaración. El plazo sube a 6 años si hay discrepancias superiores al 25% entre lo declarado y lo real, y a indefinido si hay sospecha de fraude. Guárdalas en la nube: las facturas que solo viven en tu portátil no cuentan si lo pierdes.

¿Qué formulario me pedirá un cliente europeo, W-8BEN o W-8BEN-E?

Para una LLC de un solo socio (disregarded entity) propiedad de una persona física no residente, el W-8BEN: el IRS mira a través de la LLC hasta ti, así que firmas como individuo. El W-8BEN-E es la versión para entidades extranjeras — por ejemplo, si quien posee tu LLC es a su vez una sociedad de fuera de EE. UU. Una LLC estadounidense con varios socios o que eligió tributar como corporación es, a ojos del IRS, una US person y entrega el Form W-9, no un W-8. Tu cliente pide el formulario para justificar ante su Hacienda que el pago a EE. UU. no lleva retención.

Y si todavía no tienes la LLC abierta, empieza por el principio: la guía de LLC para no residentes filtra si tu caso encaja antes de gastar un euro, y la apertura de cuenta en Mercury es el paso natural justo después del EIN.