Como facturar con tu LLC: guía práctica

Ya tienes tu LLC, tu EIN y tu cuenta en Mercury. Ahora toca lo importante: cobrar. Facturar con una LLC americana es mas sencillo de lo que parece, pero hay reglas básicas que debes seguir.

Que debe incluir tu factura

Una factura (invoice) emitida por tu LLC debe contener:

• Nombre legal de tu LLC tal como aparece en los Articles
• Dirección registrada en USA
• EIN (opcional en la factura, pero algunos clientes lo piden)
• Número de factura correlativo (INV-001, INV-002...)
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento
• Descripción del servicio prestado
• Importe en USD
• Datos de pago: cuenta Mercury (ACH/Wire) o enlace de Stripe/Wise

Las LLC single-member no residentes no cobran IVA/sales tax en servicios digitales prestados fuera de USA. Tu factura va sin impuestos.

Herramientas para facturar

Mercury (integrado)

Mercury tiene generador de invoices integrado. Creas la factura, la envias y el cliente paga directo a tu cuenta. Lo mas simple.

Stripe Invoicing

Si usas Stripe, puedes generar invoices profesionales con enlace de pago por tarjeta. El dinero llega a tu cuenta Mercury conectada.

Wise Business

Wise también permite crear invoices básicas y cobrar en múltiples divisas con conversión automática.

Generador Devil Club

En tu panel de miembro tienes un generador de facturas que ya viene preconfigurado con los datos de tu LLC.

Flujo típico de cobro

1. Acuerdas el servicio y precio con tu cliente
2. Emites invoice desde Mercury/Stripe/tu herramienta
3. El cliente paga por transferencia, tarjeta o Wise
4. El dinero llega a tu cuenta Mercury en USD
5. Retiras a tu cuenta personal via Wise cuando necesites

Errores frecuentes

• Facturar con tu nombre personal en vez del nombre de la LLC
• No llevar numeracion correlativa: el IRS puede pedirte los registros
• Mezclar ingresos personales y de la LLC en la misma cuenta
• No guardar copia de cada factura emitida

Cobrar a clientes en Europa: lo que nadie explica

Cuando facturas desde tu LLC americana a clientes europeos (especialmente España, Francia, Alemania), hay 3 fricciones que aparecen y que conviene anticipar:

1. El cliente pedirá tu W-8BEN-E

Sobre todo si es una empresa que tiene que justificar ante su Hacienda que los pagos a USA no están sujetos a retención. El W-8BEN-E es el formulario oficial del IRS que declara tu LLC como entidad no estadounidense beneficiaria real. Los miembros de Devil Club lo generan automáticamente con los datos de su LLC.

2. El IVA es del cliente, no tuyo

Una LLC unipersonal no tiene obligación de cargar IVA a sus clientes europeos. Pero el cliente, si es una empresa con VAT number válido, aplica el mecanismo de reverse charge en su declaración. Indica en la factura algo como: "Services rendered from United States — reverse charge, customer to account for VAT per Art. 196 EU VAT Directive."

3. SEPA vs Wire Transfer

Clientes europeos preferirán pagarte por SEPA (rápido, 1-2 días, gratis). Wire transfer a Mercury es fiable pero les cuesta $15-30 y tarda 2-5 días. Solución: dales una cuenta Wise Business EUR como método preferente + cuenta Mercury USD para clientes USA. Wise convierte al tipo real y deposita en tu Mercury USD si quieres consolidar.

Guardar facturas para el tax filing

El IRS requiere conservar todas las facturas emitidas durante 3 años (mínimo) tras la última declaración. El plazo sube a 6 años si hay discrepancias >25% entre lo declarado y lo real, y a indefinido si hay sospecha de fraude. Cloud backup obligatorio — los invoices en tu portátil no cuentan si se pierde.

En Devil Club se archivan automáticamente en tu panel con timestamps SHA-256 ancla-Bitcoin para prueba de integridad documental ante una inspección.

Si todavía no tienes cuenta bancaria para tu LLC, el primer paso imprescindible es abrir tu cuenta en Mercury: sin ella no puedes recibir pagos ACH ni conectar Stripe de forma óptima. Además, el IRS requiere que los ingresos del negocio queden documentados; la publicación del IRS sobre impuestos de negocio detalla que registros debes conservar y durante cuanto tiempo.